ANALISIS DE SITUACION Y DISEÑO DEL PROYECTO
1. INTRODUCCION
La compatibilidad entre la planificación del proyecto y las condiciones estructurales del medio, es una precondición esencial para el éxito de un proyecto. Esto exige que primeramente se llegue a un conocimiento cabal y completo de las condiciones del medio, antes de proceder a definir los objetivos de un proyecto. Es bien conocido que un proyecto diseñado para un determinado medio, muy difícilmente será factible de aplicarse en otros medios y condiciones. Por estas razones, una planificación eficiente debe basarse en un pormenorizado análisis de situación.
En esta temprana etapa del proceso de planificación de un proyecto, es importante asegurar la participación de todas aquellas personas, grupos e instituciones que se supone estarán involucradas o relacionadas con el proyecto, así como también aquellas personas consideradas como un recurso importante para el proyecto.
Estos mismos grupos deben integrarse al proceso de diseño del proyecto. Esto ayudará a alcanzar consenso sobre los objetivos y actividades del proyecto, así como, asegurará el apoyo necesario para la ejecución del proyecto.
2. OBJETIVOS DEL DOCUMENTO
Se espera que a la finalización del estudio (y aplicación) de este documento:
· Se hayan conocido y puesto en práctica un grupo de instrumentos de planificación inter-relacionados, para la identificación y el diseño de Proyectos.
· Se esté en capacidad de aplicar estos instrumentos en los grupos de planificación.
3. CONTENIDO DEL DOCUMENTO
Trabajando, o practicando en casos concretos (Problemas Identificados diversas áreas de las ciencias biológicas, ambientales, ecológicas, etc.), se debe proceder a la recopilación de información suficiente para ir desarrollando dichos casos hacia proyectos específicos. Para estas situaciones concretas, se aplicará un grupo básico de instrumentos de planificación que facilitan el manejo de las funciones de: "Análisis de situación y Diseño del Proyecto".
Estos instrumentos son:
i. ANALISIS DE PROBLEMAS: Diagnosis de los problemas y de sus causas y efectos, en el contexto de su medio ambiente.
ii. ANALISIS DE OBJETIVOS: Identificación y evaluación aproximativa de las posibles alternativas de solución para el proyecto. Selección de la alternativa de solución más promisoria.
iii. ANALISIS DE INVOLUCRADOS: Identificación de las personas, grupos e instituciones importantes relacionadas con el proyecto y análisis de sus intereses y potenciales.
iv. ANALISIS DE ALTERNATIVAS: Identificación y evaluación aproximativa de las posibles alternativas de solución para el proyecto. Selección de la alternativa de solución más promisoria.
v. MATRIZ DE PLANIFICACION DEL PROYECTO (MPP)[1]: Formato para desarrollar de manera consistente el diseño del proyecto. Contiene la siguiente información:
a) Objetivos y resultados del Proyecto.
b) Indicadores para medir los logros.
c) Supuestos externos, importantes para el proyecto.
d) Principales actividades que realizará el proyecto.
e) Recursos necesarios para el proyecto.
vi. EVALUACION DEL IMPACTO AMBIENTAL: Instrumento para el levantamiento de la información necesaria para la evaluación del impacto ambiental.
4. PASOS PRINCIPALES
4.1 ANALISIS DE LA SITUACION
· Análisis de problemas
· Análisis de objetivos
· Análisis de involucrados
· Análisis de alternativas
4.2 DISEÑO DEL PROYECTO
· Objetivos, resultados y actividades
· Supuestos
· Indicadores
· Fuentes de verificación
4.1.1 ANALISIS DE PROBLEMAS
Es un conjunto de técnicas para:
i. Identificar los problemas principales de una situación
ii. Definir el problema central de esta situación
iii. Analizar los problemas de esa situación estableciendo relaciones de causa a efecto en un Arbol de Problemas.
4.1.1.1 COMO SE ELABORA EL ARBOL DE PROBLEMAS
PRIMER PASO: Llegar a un acuerdo sobre el problema central de la situación que se está analizando.
SEGUNDO PASO: Anotar las causas del problema central
TERCER PASO: Anotar los efectos provocados por el problema central
CUARTO PASO: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa a efecto en forma de un árbol de problemas.
QUINTO PASO: Revisar el esquema completo y verificar su validez e integridad
4.1.1.2 NOTAS IMPORTANTES EN EL ANALISIS DE PROBLEMAS
i. Formular el problema como un estado negativo
ii. Escribir un solo problema por tarjeta
iii. Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros).
iv. Un problema no es lo ausencia de una solución (por cuanto, en ese caso, el procedimiento sencillo sería la implementación de una solución) sino un estado negativo existente.
NO HAY LA COSECHA PESTICIDAS ES DESTRUIDA
POR PLAGAS |
Incorrecto Correcto
v. La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el árbol de problemas.
4.1.2 ANALISIS DE OBJETIVOS
Es un conjunto de técnicas para:
i. Describir la situación futura que será alcanzada mediante la solución de los problemas.
ii. Identificar posibles alternativas[2] para el proyecto.
4.1.2.1 COMO SE ELABORA EL ARBOL DE OBJETIVOS
PRIMER PASO: Formular todas las condiciones negativas del árbol de problemas en forma de condiciones positivas que son:
· deseadas y
· realizables en la práctica
SEGUNDO PASO: Examinar las relaciones "Medios-Fines" establecidas, para garantizar la validez e integridad del esquema.
TERCER PASO: Si es necesario:
· Modificar las formulaciones
· Añadir nuevos medios si éstos son relevantes y necesarios para alcanzar el fin propuesto en el nivel inmediato superior
· Eliminar objetivos que no sean efectivos o necesarios
4.1.3 ANALISIS DE INVOLUCRADOS
Es un conjunto de técnicas para:
i. Identificar y caracterizar a todas las personas, grupos, organizaciones, que de alguna manera están relacionados con el proyecto.
ii. Identificar los intereses y expectativas de las personas y de los grupos que pueden ser importantes para el proyecto.
4.1.3.1 COMO SE ELABORA EL ANALISIS DE INVOLUCRADOS
PRIMER PASO: Registrar los grupos importantes, personas, instituciones relacionados, de manera directa o indirecta, con el proyecto o que se encuentran en su área de influencia.
SEGUNDO PASO: Caracterizarlos y analizarlos (función o actividad, intereses, potenciales, limitaciones).
TERCER PASO: Identificar las implicaciones para el desenvolvimiento del proyecto.
4.1.4 ANALISIS DE ALTERNATIVAS
Es un conjunto de técnicas para:
i. Identificar combinaciones de "Medios - Fines" que pueden llegar a ser estrategias del proyecto.
ii. Analizar las estrategias identificadas en base a criterios de selección.
iii. Decidir la estrategia a adoptarse para el proyecto
4.1.4.1 COMO SE ELABORA EL ANALISIS DE ALTERNATIVAS
PRIMER PASO: Excluir los objetivos que no son deseables o factibles.
SEGUNDO PASO: Identificar diferentes combinaciones de "Medios y Fines" que pueden llegar a ser estrategias para el proyecto.
TERCER PASO: Analizar las estrategias identificadas utilizando criterios como:
· Recursos disponibles
· Probabilidad de alcanzar los objetivos
· Factibilidad política
· Estratificación de los beneficiarios
· Duración del proyecto
· Impacto duradero y sostenido
· Duplicación o complementación con otros proyectos
· Etc.
4.2 DISEÑO DEL PROYECTO
Se elabora en una matriz que nos ofrece información clara sobre:
· Que podemos realizar (actividades y resultados); y
· Que impacto queremos alcanzar (objetivos)
4.2.1 ANÁLISIS DE LA TEMPORALIDAD
Debe ponerse énfasis en que un proyecto se desarrolla en un tiempo real; en algunos casos este será objetivamente delimitado, en otros será más bien indefinido, esto es, mientras se obtengan resultados o beneficios (proyectos sostenibles).
Es así que en cuestiones de tiempos, es conveniente introducir y manejar dos conceptos importantes:
1. Corto plazo: 1 año => Concepto de MISION
2. Mediano plazo: 5 años
3. Largo plazo: > a 5 años => Concepto de VISION
Misión y Visión son nociones recientemente incorporadas a la temática de la planificación, sirven para remarcar la naturaleza de los tiempos acordados.
La Misión es algo más pragmático, por cuanto se refiere a los plazos corto y mediano; se diferencia de la Visión que tiene una connotación filosófica, ideológica, ética, etc.; es, en otras palabras, la conceptualización del destino al cuál queremos llegar.
Este tipo de análisis debe servir para tener una mayor claridad en cuanto a los objetivos del proyecto, esto significa saber lo más exacto posible ADONDE SE QUIERE LLEGAR, QUE SE QUIERE LOGRAR.
En cuanto a la Matriz de Planificación de Proyecto, que se desglosa a continuación, estos conceptos pueden aplicarse a:
. OBJETIVO SUPERIOR o FINALIDAD: VISION
. OBJETIVO DEL PROYECTO: MISION
. OBJETIVOS ESPECIFICOS o INTERMEDIOS serán los RESULTADOS.
4.2.2 MATRIZ DE PLANIFICACION DEL PROYECTO (MPP)
| ESTRATEGIAS DEL PROYECTO | INDICADORES | FUENTES DE VERIFICACIÓN | SUPUESTOS |
| Objetivos global | | | |
| Objetivo del proyecto | | | |
| Resultados | | | |
| Actividades | Presupuesto | | |
4.2.3 ELEMENTOS DE LA MATRIZ DE PLANIFICACION DEL PROYECTO (MPP)
La MPP resume en una página la siguiente información:
| QUE se desea lograr con el proyecto | Objetivos y Resultados |
| COMO se alcanzarán los objetivos y resultados del proyecto | Actividades |
| QUE factores externos son indispensables para el éxito del proyecto | Supuestos |
| COMO se puede medir el cumplimiento de los objetivos y resultados del proyecto | Indicadores |
| DONDE se puede obtener los datos necesarios para verificar el cumplimiento de los objetivos y resultados | Fuentes de Verificación |
| QUE recursos son necesarios para la ejecución del proyecto | Presupuesto |
4.2.4 COMO SE ELABORA LA MATRIZ DE PLANIFICACION (MPP)
4.2.4.1 OBJETIVOS Y RESULTADOS
· Primero elaborar en forma gruesa las ideas sobre los objetivos y resultados del proyecto.
· Luego refinar su formulación, cuando sea necesario, hasta que reflejen los criterios de los participantes.
RECORDAR:
· Todos los elementos de la matriz guardan una estrecha interrelación.
· Cambios en un elemento implica realizar los cambios necesarios en otros elementos de la matriz
4.2.5 ESTRATEGIA DEL PROYECTO
Objetivo global: Beneficio aspirado para el grupo meta
Objetivo del proyecto: Utilización, por el grupo meta, de los resultados del proyecto
Resultados: Productos, bienes y servicios prestados por el proyecto
Actividades: Acciones que realiza el proyecto para alcanzar los resultados
4.2.6 INDICADORES
· Especifican en términos precisos el contenido de cada objetivo, resultado y supuesto.
· Fijan metas para medir el cumplimiento de los objetivos, resultados y supuestos.
· Constituyen bases para el monitoreo y la evaluación.
4.2.6.1 COMO SE ELABORAN LOS INDICADORES
PRIMER PASO: Definir en términos precisos el contenido de los objetivos, resultados y supuestos del proyecto, en relación a:
· El grupo meta: ¿quién?
· La cantidad: ¿cuánto?
· La calidad: ¿cuán bueno?
· El tiempo: ¿cuándo?
· El lugar: ¿dónde?
SEGUNDO PASO: Revisar que los indicadores guarden realismo y coherencia con la estrategia del proyecto. Reajustar si fuera necesario.
4.2.6.2 NOTAS EN LA CUESTION DE INDICADORES
· Puede ser necesario formular más de un indicador para especificar un objetivo, resultado o supuesto.
· Establecer las metas para diferentes períodos de tiempo, para facilitar el monitoreo continuo.
· Si un indicador es muy complejo o si las metas son alcanzables a largo plazo solamente, identificar un indicador indirecto.
4.2.6.3 COMO SE ELABORAN LOS INDICADORES
Para un mejor entendimiento de esta parte utilizaremos el ejemplo de un hipotético proyecto agrícola:
OBJETIVO DEL PROYECTO: SE INCREMENTO LA PRODUCCION AGRICOLA
PRIMER PASO: IDENTIFICAR EL INDICADOR
Los pequeños agricultores obtienen incrementos en los rendimientos de arroz.
SEGUNDO PASO: ESTABLECER LA CANTIDAD:
10.000 pequeños agricultores (propiedad: 3 há o menos) aumentan la producción en un 50%.
TERCER PASO: ESTABLECER LA CALIDAD:
Se mantiene la calidad de 2000
CUARTO PASO: ESTABLECER PERIODO:
Entre Octubre de 2010 y Octubre de 2012
QUINTO PASO: DELIMITAR LA REGION:
Provincia Caranavi.
INDICADOR DEL PROYECTO (Ejemplo):
10.000 pequeños agricultores (con una propiedad de 3 há o menos) en la provincia Caranavi, obtienen un incremento de 50% en los rendimientos de arroz entre Octubre de 2010 y Octubre de 2012, manteniendo la calidad de la cosecha de 2009.
4.2.7 FUENTES DE VERIFICACION (FDV)
Especifican las fuentes donde se obtienen los datos necesarios para verificar los indicadores.
4.2.7.1 NOTAS A LA CUESTION DE LAS FUENTES DE VERIFICACION
· Para cada indicador debe especificarse una o más fuentes de verificación (estadísticas, observaciones, apuntes).
· ¿Cuán fiables son las FDV?
· ¿Es necesario recopilar información especial? (en caso afirmativo, cual será el costo?)
· ¿Será necesario establecer una nueva fuente de información?
· Si no se puede identificar una fuente de verificación, el indicador debe ser modificado.
4.2.8 SUPUESTOS
Son factores externos al control de proyecto que tienen incidencia en su ejecución.
4.2.8.1 EL PROPOSITO DE ESPECIFICAR LOS SUPUESTOS
· Valorar en la planificación de un proyecto los riesgos que pueden ocurrir durante su ejecución.
· Facilitar el monitoreo de los riesgos durante la ejecución de un proyecto.
4.2.8.2 COMO SE ELABORAN LOS SUPUESTOS:
PRIMER PASO: Identificar importantes factores externos que inciden en la ejecución del proyecto.
SEGUNDO PASO: Valorar los supuestos del proyecto en base a un análisis de su importancia y posibilidades de cumplimiento.
TERCER PASO: Decidir los supuestos del proyecto e incluirlos en la matriz de planificación
4.2.8.3 COMO SE VALORAN LOS SUPUESTOS
 |
4.2.8.4 NOTAS EN LA CUESTION DE LOS SUPUESTOS
· Revisar el árbol de objetivos u otras fuentes de información para identificar importantes factores externos que incidan en la ejecución del proyecto.
· Formular los factores externos identificados en sentido positivo.
5.3 NOTAS IMPORTANTES EN EL DISEÑO DE PROYECTOS
CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROYECTO
ü El problema a enfrentar debe tener una real importancia y urgencia de ser resuelto.
ü Los resultados a obtener con la implementación del proyecto serán de gran impacto o efecto para un importante sector de una región bien delimitada.
ü Las soluciones logradas con el proyecto pueden ser replicadas en situaciones parecidas.
ü El proyecto, o el proceso que el proyecto inicia, será autofinanciable a largo plazo.
ü Las ideas que se presentan en el proyecto son innovadoras, el proyecto mismo tiene esta característica.
ü Si bien es aconsejable que el enunciado del proyecto tenga un notorio componente sentimental, la base del mensaje debe ser eminentemente racional.
ü Los objetivos expresados en el proyecto deben coincidir con los intereses del financiador.
ü Los montos solicitados en el presupuesto deben ajustarse a los que un financiador dado puede ofrecer.
ü Se debe asegurar una conexión lógica entre metas, objetivos, actividades y presupuesto; esto se logra con una correcta aplicación de los principios de la planificación propuesta.
ü El documento del proyecto debe estar adecuadamente presentado, ha de ser pulcro y ordenado; debe ser fácil de leer, sin errores; correctamente impresa pero evitando todo tipo de ostentaciones.
[2]La elaboración del Arbol de Problemas parte de la identificación -generalmente mediante el procedimiento de la Lluvia de Ideas- de los problemas, o sub-problemas, existentes en una situación dada. A continuación estos problemas deben ser ordenados u organizados en una estructura de árbol; para hacer esto se requiere de agruparlos en determinados temas que serán luego considerados como Alternativas o Enfoques.
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